בזמן העבודה חשוב שנשמור על קצב עבודה טוב כדי שנוכל להגיע ליעדים שלנו ולסיים את כל המשימות בזמן. זוהי אינה משימה קלה משום שיש הרבה גורמים העלולים להשפיע עלינו – עייפות, חלוקת זמנים לא נכונה, שחיקה מהשגרה ועוד. ריכזנו לכם כמה טיפים טובים לשמירה על רמת פרודוקטיביות טובה – אל תדחו את המשימה ובואו לקרוא את כל ההמלצות.
אז מה זה פרודוקטיביות בעבודה?
פרודוקטיביות בעבודה היא התפוקה שלנו ביחס לשעות העבודה שאנחנו משקיעים מדי יום – כמה משימות סיימנו, כמה עסקאות נסגרו ועוד. אנחנו עובדים כמות שעות מוגבלת בשבוע ובחודש (וטוב שכך), ולכל עובד יש מטרות והישגים להגיע אליהם. המטרה שלנו היא לסיים את המשימות שלנו כמה שיותר מהר ולעמוד בכל היעדים בזמן.
איך תגרמו ליום שלכם להיות פרודוקטיבי?
אם אתם מתקשים לעבוד ביעילות ורואים שאתם מתקשים לעמוד ביעדים, הינה כמה צעדים שתוכלו לנקוט כדי להגדיל את הפרודוקטיביות שלכם:
תעדוף משימות
בדקו כל משימה בנפרד והחליטו איזו מהן דחופה יותר. משימה שצריך לסיים עד יום ראשון דחופה יותר ממשימה שצריך לסיים שבוע לאחר מכן, ומשימה הדורשת זמן עבודה רב יותר אולי תהיה חשובה יותר מאחת שאפשר לסיים ב-20 דקות. כמובן, יש משימות ספציפיות שהדחיפות שלהן מגיעה ממקור חיצוני (מהבוס או מהלקוח, למשל), וחשוב להביא בחשבון את כל הגורמים העשויים להשפיע על דחיפות המשימה ותעדופה.
תכנון זמנים
העריכו את זמן העבודה שתצטרכו כדי לסיים כל משימה שיש לכם בלוח הזמנים, כדי שתוכלו לדעת כמה משימות תוכלו להשלים ביום עבודה אחד. כמו כן, אם אתם מציצים בשעון ורואים שנשארו לכם כמה דקות עד שאתם יוצאים להפסקת הצוהריים או הולכים הביתה – אלו הן עדיין דקות יקרות שאתם יכולים להשקיע באחת המשימות שלכם, גם אם לא תסיימו אותה לפני שהזמן מסתיים. מומלץ גם לקבוע מראש את זמני ההפסקה שלכם, כדי לא להגיע למצב שאתם רעבים בגלל משימה שהתארכה, או ביטול פגישה עקב תכנון זמנים לקוי.
הגדרת יעדים
אנשים רבים עובדים טוב עם דדליינים ויעדים, למשל שליחת משימה עד יום מסוים או הגדרה של השלמת 10 משימות ביום. לכל אחד ואחת מאיתנו יש קצב עבודה שונה, לכן מומלץ שלא תשוו את היעדים היומיים שלכם ליעדים של חבריכם לעבודה. אחרי שתגדירו את העדיפות של כל משימה ואת פרק הזמן המשוער שתצטרכו כדי לסיים אותה, נסו להציב לעצמכם יעדים שתוכלו לעמוד בהם.
יעילות בעבודה – איך נשפר אותה?
לפניכם כמה טיפים לשיפור היעילות שלכם בעבודה:
שימוש בתוכנה לניהול משימות
יש אנשים שהפרודוקטיביות שלהם עולה כשהם מציבים לעצמם משימות ברורות ואף מחלקים אותן למשימות קטנות יותר, ואתם יכולים לעשות זאת באמצעות תוכנה לניהול משימות. כמו כן, יש תוכנות שגם מאפשרות לכם להפוך משימות לאוטומטיות כמו שליחת קבצים בסיום עסקה, גיבוי נתונים ועוד. כך תוכלו להוריד מלוח הזמנים שלכם משימות קטנות ולהתעסק בעניינים שאי אפשר להפוך לאוטומטיים ודורשים את תשומת הלב המלאה שלכם.
סביבת עבודה אופטימלית
סביבת העבודה שלכם צריכה להיות נוחה, מסודרת ונעימה. זה אומר שהכיסא שאתם יושבים עליו צריך להיות נוח ומתאים לכם מבחינת מימדים, שהשולחן שלכם יכיל עליו רק את הציוד שאתם צריכים (מחשב, ציוד משרדי, מסמכים חשובים) ולא יהיה מבולגן, שהטמפרטורה בחדר תהיה נוחה ושלא יהיו בעמדה שלכם שום עניינים העלולים להפריע לכם בעבודה או לגרום לכם להרגיש לא בנוח לעבוד בה. אם אתם עובדים עצמאיים שנמאס להם לעבוד מהבית, אתם יכולים לשקול עבודה במשרדים להשכרה בפארק עתידים תל אביב – המשרדים האלו מתאימים לשימוש ליחידים וגם לעסקים בהיקפים גדולים יותר המעוניינים בחלל עבודה מודרני, נוח ונעים שלא צריך לדאוג לתחזוקתו.
הפסקות קצרות ומרעננות
אם אתם מרגישים שאתם מאבדים ריכוז ושאתם חייבים שבירת שגרה מהירה, צאו להפסקה קצרה – זה כולל לקום מהכיסא ולהתרחק מהשולחן או מהמחשב, לשתות מים ואולי לנשנש משהו קטן, ללכת לשירותים או סתם לנהל שיחת חולין קצרה עם קולגה (רק אם הוא לא עסוק!). השתדלו שההפסקות האלו לא יהיו ארוכות כדי שלא תאבדו לחלוטין את קו המחשבה שלכם בעבודה, אך הקדישו את הזמן כדי להתרענן היטב. אנשים העובדים ממשרד עתידים קונקט ATIDIM CONNECT בתל אביב יכולים להתרענן בשדרות הירוקות או במסעדות ובתי הקפה הנמצאים בקרבת בנייני המשרדים בשטח המתחם.
מהו איזון בית עבודה ואיך הוא יכול לעזור לכם להגביר את הפרודוקטיביות שלכם?
העבודה היא אחד מהחלקים הגדולים בחיינו, אך היא לא המהות שלהם. חשוב מאוד שתפנו זמן לעצמכם, לאנשים אחרים ולתחביבים שלכם ותפרידו היטב בין הזמן שבו אתם עובדים לזמן שבו אתם מתעסקים בכל דבר אחר. איזון בית-עבודה תקין מכיל מצד אחד כמות שעות מספקת שאתם מחויבים למעסיק שלכם, ובה אתם משקיעים את כל האנרגייה שלכם כדי להפיק את המרב ולא מתעסקים בטלפון ובעניינים אישיים שאינם דחופים, ומצד שני את הזמן שאתם לא בעבודה ויכולים לפתח את התחביבים שלכם, לבלות עם משפחה וחברים או סתם לנוח על הספה או במיטה בבית. הצבת גבולות ברורים בין שעות העבודה לשעות הפנאי יעזרו לכם להגדיר היטב את שעות העבודה שלכם, ותוכלו להתרכז בעבודה בידיעה שיהיה לכם מאוחר יותר ביום גם זמן לעצמכם ולסובבים אתכם.
לסיכום
כשאנחנו בעבודה מצופה מאיתנו להשקיע את הזמן בהשלמת המשימות שלנו ובעמידה ביעדים. לפעמים תכנון לקוי של לוח הזמנים או חוסר בקרה על היעדים עלול להיות בעוכרינו, ולכן כדאי לנקוט כמה צעדים לשיפור הפרודוקטיביות כמו תכנון מפורט של לוח הזמנים, לרבות הערכת זמן עבודה לכל משימה ותעדוף שלהן לפי דחיפות. אל תשכחו להפוך את סביבת העבודה שלכם לאופטימלית ולצאת להפסקות התרעננות כשאתם מרגישים צורך בהן.
