בעידן של שינויים מהירים וגם לא מעט חוסר ודאות שנלווה אליהם, עסקים בכל גודל ובכל תחום נדרשים להבטיח את המשך הפעילות התקינה שלהם גם במצבי חירום ושגרה לא רגילה. תוכנית המשכיות עסקית (Business Continuity) מספקת את המענה לאתגרים ולשיבושים שעלולים להפריע לפעילות החברה, ממשברים כלכליים ועד לאירועים ביטחוניים, מגפות ואסונות טבע, תקלות טכנולוגיות ועוד. אם אתם מנהלים עסק, את המושג הזה והחשיבות שלו אתם פשוט חייבים להכיר, וכאן תוכלו לקרוא מהי המשכיות עסקית, מהי החשיבות שלה לארגונים ועסקים מודרניים, איך בונים תוכנית המשכיות עסקית ואיך מיישמים אותה.
מהי המשכיות עסקית?
המשכיות עסקית היא תהליך ניהולי מתמשך וסוג של תוכנית שמטרתה להבטיח את יציבות העסק, את השרידות שלו ואת היכולת לפעול לאורך זמן גם על רקע של נסיבות קשות או שיבושים רבים בשגרה. המשכיות עסקית היא מושג רחב הכולל אסטרטגיות להתמודדות עם תרחישים בלתי צפויים, שמטרתן לשמור על היציבות של המערכות הקריטיות בעסק, של הזרימה התפעולית ושל רמת השירות ללקוחות. תוכנית המשכיות עסקית טובה כוללת נהלים לגיבוי של המידע, לשינוי בתפקידים של העובדים בזמן חירום ולניהול מערכות חלופיות בזמן אמת. דוגמה אחת על קצה המזלג: מעבר מהיר אל חללי עבודה משותפים במקרים שבהם חלילה אסון טבע פוגע במשרדים של העסק.
חשיבות ההשקעה בהמשכיות עסקית
בראש ובראשונה צריך להבין שהמשכיות עסקית היא לא רק כלי להתמודדות עם מצבי חירום, אלא השקעה חכמה שמבטיחה את היכולת של הארגון להמשיך ולהתקיים לטווח הארוך. עסקים שמשכילים לייצר תוכנית המשכיות מסוגלים להתמודד טוב יותר עם מצבי משבר ושיבושים, כי תוכנית אפקטיבית כזאת יכולה לצמצם את הזמן שהארגון מושבת, להקטין עלויות הנובעות מנזקים ולשמור על תדמית חיובית של המותג כלפי חוץ. משקיעים ולקוחות רואים בעין יפה חברות שמחזיקות בתוכנית המשכיות עסקית משום שהיא מעידה על יציבות, על אחריות ועל נכונות להתמודד עם כל מצב, קשה ומורכב ככל שיהיה.
מרכיבים עיקריים של המשכיות עסקית
תכנון נכון של תוכנית המשכיות עסקית כולל כמה מרכיבים עיקריים שבלעדיהם היא עשויה להיות אפקטיבית פחות. כשניגשים לתהליך, אלו הם העניינים שחשוב להביא בחשבון:
- זיהוי סיכונים וניתוח תרחישים – השלב הראשון הוא לזהות ולמפות מצבים העלולים להשפיע על העסק באופן קריטי. התהליך הזה כולל הערכת מקיפה של סיכונים שונים כמו אסונות טבע, משברים טכנולוגיים, אירועים ביטחוניים שנפוצים מאוד במחוזותינו ומשברים כלכליים מקומיים או גלובליים
- פיתוח אסטרטגיות תגובה – לאחר שערכתם זיהוי סיכונים מקיף מגיע השלב של בניית אסטרטגיות מותאמות שיבטיחו תפקוד חלקי או מלא של הארגון ברגע האמת. בין האסטרטגיות השכיחות אפשר למצוא צעדים כמו גיבוי נתונים, שיטות לגיבוי חשמל ואספקת מים ובעיקר דרכים להעברת פעילות לאתרים חלופיים במידת הצורך. למשל, יצירת קשר עם אולם כנסים במרכז לאירועים עסקיים שוטפים אם המקום הקבוע הופך ללא רלוונטי באופן מיידי מסיבה כזו או אחרת
- תוכנית תפעול – תוכנית התפעול כוללת שורת נהלים ברורים לצוותים המרכזיים, המסבירים בפירוט כיצד יש לפעול בזמנים של מצב חירום. חשוב מאוד גם להגדיר מראש את הצוות שינהל את המשבר ואת הצוות המבצע בפועל, וכדאי גם שאלו יהיו אנשים שונים
- הדרכת עובדים וביצוע תרגולים – כל תוכנית המשכיות עסקית דורשת תרגול שוטף של הצוותים הרלוונטיים כדי לוודא את הכשירות שלהם להתמודדות עם המצב בזמן אמת. ההדרכות והתרגולים כוללים בין היתר ניהול אירועים בזמן אמת, ולאחר יצירת התוכנית מומלץ לייצר סימולציות ולתרגל אחת לכמה חודשים
צעדים ליישום תוכנית המשכיות עסקית אפקטיבית
היישום של תוכנית המשכיות עסקית אפקטיבית הוא עניין שדורש עבודת הכנה יסודית והתארגנות פנימית. הינה כמה צעדים הכרחיים שאסור לפספס:
- הגדרת צוות ייעודי להמשכיות עסקית – יש למנות מנהל שיהיה אחראי על ניהול ההמשכיות ועל בניית התוכנית בשיתוף צוותים נוספים. המנהל גם אחראי לשמור על קשר עם מחלקות קריטיות כמו מערכות מידע, משאבי אנוש ומחלקות תפעוליות אחרות
- הערכת נכסים ותשתיות קריטיות – חשוב מאוד לזהות את המערכות והנכסים החיוניים ביותר לתפקוד השוטף ולבנות תוכנית גיבוי בהתאם. זה כולל מיפוי של המידע העסקי החיוני, המערכות הטכנולוגיות המרכזיות ואספקת השירותים החיוניים
- בניית תוכנית מותאמת ומוכוונת לצורכי הארגון – תוכנית המשכיות טובה מבוססת על תרחישים מותאמים ומענה ספציפי לכל סיכון אפשרי (למשל משרדים להשכרה מעכשיו לעכשיו אם העסק נמצא בקו העימות ונדרש להתפנות). יש לוודא שהעסק ערוך לכל תרחיש עם כלים המאפשרים המשך פעילות רציפה. פארק עתידים מציע פתרונות אידיאליים למענה לצרכי הארגון והמשכיות עסקית, עם משרדים להשכרה וגמישות מלאה, כך שהעסק יכול להימצא במיקום מוכן ומאובזר לכל תרחיש.
- בדיקות תקופתיות ותחזוקה – חשוב לבצע בדיקות תקופתיות לתוכנית כדי לוודא שהיא מותאמת להתפתחויות השוק ולשינויים שמתרחשים עם הזמן. עדכון התוכנית יכול להתרחש גם לאור אירועים חיצוניים המצביעים על סיכון אפשרי או משבר קרוב (למשל תקופות של מתיחות ביטחונית בארץ)
אתגרים בניהול המשכיות עסקית
ניהול ההמשכיות הוא חשוב מאוד, אבל זה לא אומר שאין כאן אתגרים ולכן נדרשת הכנה יסודית. אחד האתגרים המרכזיים הוא העלות גבוהה של תשתיות גיבוי, בעיקר בשביל עסקים קטנים ובינוניים. כמו כן, עסקים רבים מתקשים לשמר את התוכנית בגלל חוסר במשאבים ובכוח אדם. אתגר נוסף הוא ההדרכה של הצוותים, שכן הכשרת עובדים לנהלים בזמני חירום דורשת תרגול בתדירות גבוהה כדי להבטיח תוצאות טובות.
לסיכום
המשכיות עסקית היא אחד הכלים האסטרטגיים החשובים להצלחת עסקים, בייחוד בעידן שבו שינויים תכופים עלולים להשפיע עליהם בצורה קיצונית. בניית תוכנית להמשכיות עסקית היא חלק מהתחייבות הארגון ליציבות ולעמידה באתגרים בלתי צפויים, דבר שלא רק מגן על החברה בעת משבר אלא גם עוזר לחזק את החוסן שלה לאורך זמן.
בעלי עסקים וחברות בישראל? אנחנו ממליצים לכם להכיר את פארק עתידים תל אביב, מתחם העבודה וההייטק הגדול והמפותח ביותר בישראל. פארק עתידים תל אביב הוא המקום המושלם לפעילות עסקית יציבה או אפילו בתור תוכנית גיבוי למצבי משבר כמקום מצוין לפעילות שוטפת. תוכלו להשקיע בפארק עתידים תל אביב בתהליכי נטוורקינג עסקי ולהכיר עשרות קולגות וגורמים מקצועיים שיהיו רשת ביטחון חשובה ברגעים קשים, וגם קרש קפיצה מצוין להתפתחות העסק. תוכלו למצוא מידע נוסף כאן באתר או ליצור קשר איתנו בכל שלב.
מעוניינים במידע נוסף על פארק עתידים תל אביב? דברו עם מיה 8485*
