ישיבת צוות היא אחד הכלים האפקטיביים ביותר של עסקים ושל חברות לקידום מטרות ולכבישת יעדים עסקיים שונים. אם אתם עדיין לא מקפידים על ישיבות צוות באופן קבוע ועורכים אותן לפי כללים ברורים, חשוב מאוד לדעת שזה יכול לקדם אתכם באופן משמעותי למדי. אז למה צריך לקיים ישיבות צוות, מהם השלבים לישיבת צוות אפקטיבית וכיצד מנהלים נכון ישיבות צוות? הינה כל מה שחשוב לדעת בנושא.
למה צריך לקיים ישיבת צוות?
אז למה בכלל חשוב וכדאי לקיים ישיבות צוות על בסיס קבוע? ובכן – יש לכך לא מעט סיבות טובות שצריך להכיר. בראש ובראשונה ישיבת צוות נותנת לעובדים שמשתתפים בה תחושת שייכות לארגון, ובמקום מסוים זהו גם זמן של חיבור וגיבוש. מעבר לכך, ישיבות הצוות הן המקום שבו אפשר לעדכן את כל העובדים בחדשות ובעדכונים בצורה מסודרת, בין אם אלו משימות חדשות, שינויים במבנה הארגוני, הצטרפות של עובדים חדשים או עזיבה של עובד וכן הלאה. לבסוף חשוב להבין כי ישיבות הצוות הן הזירה העיקרית לסיעור מוחין, בעצם המקום שבו אפשר להעלות רעיונות ולדון בהם ובאופן הזה לקדם את העסק ואת מטרותיו. כמובן שעצם שיתוף העובדים בהשגת המטרות והיעדים הוא דבר שיש לו לא מעט יתרונות והוא עוזר לגייס את כולם למען מטרה משותפת בתחושת הצלחה קולקטיבית.
שלבים לישיבת צוות אפקטיבית
פתיח
פתיחת הישיבה היא זמן מצוין לשתף את כל העובדים בחדשות ובעדכונים האחרונים, לספר על אירועים חשובים שעתידים לקרות ולרענן את המטרות ששואפים לקלוע אליהן ואת ההישגים שנרצה לממש. השלב הזה מנוהל באופן טבעי על ידי מי שמנהל את הישיבה, אבל אחרי העדכונים הכלליים רצוי מאוד לאפשר לראשי המחלקות ולכל עובד המעוניין לשתף גם בדברים שלהם.
אמצע
מכאן אנו מגיעים אל החלק המרכזי של הישיבה. בנקודה הזאת, אחרי שדיברנו על המטרות העיקריות שאנחנו רוצים לצלוח בזמן הקרוב, נוכל לדבר על הדרכים שבהן נעשה זאת. זהו הזמן המושלם לסיעור מוחין, אחד היסודות החשובים לכל עבודת צוות מוצלחת. כאן כל העובדים יכולים להשתתף, להציע רעיונות, לפתח את הרעיונות אחד של השני ובעצם להשתמש בחוכמת ההמונים כדי להזניק את העסק קדימה. זהו בעצם החלק העיקרי וגם החשוב ביותר ישיבת הצוות.
סיכום ישיבת צוות
הסיכום של הישיבה הוא חלק חשוב מעין כמוהו בתהליך הכולל, מפני שהוא זה המאפשר לנו לזקק את תמצית הישיבה. בסיכום נדבר על הנקודות המרכזיות שעלו בכל שלב ונוכל להפוך את התיאוריה למשימות פרקטיות ברורות. מומלץ מאוד לערוך פרוטוקול של כל ישיבה ובסוף כל ישיבה לשלוח את הסיכום לכל אחד מהעובדים במייל.
דגשים לישיבת צוות מוצלחת
ניהול נכון של הישיבה
לפני כל ישיבה צוות על מנהל הישיבה להכין לוח זמנים מסודר שיפרט את כל שלבי הישיבה – חלק הפתיחה, החלק המרכזי והסיכום, רצוי תוך פירוט הזמן שיוקדש לכל חלק. כאמור – מומלץ בחום להקפיד על רישום מסודר של פרוטוקול הישיבה כך שיהיה אשר לעבור על הדברים בהמשך. עמידה ביעדים של הישיבה היא דבר חשוב מאוד, אבל בהחלט יש מקום לדינאמיות ובעיקר חשוב לאפשר לראשי המחלקות ולעובדים להתבטא ולהשתתף בישיבה. אפשר בהחלט להחליט מראש על כמה נושאים שעליהם רוצים לדון במהלך הישיבה, לפרסם אותם מראש וכך לאפשר לזרימה הטבעית של המפגש להכריע כמה זמן יוקדש לכל נושא.
מועד הפגישה
השתדלו שלא לקבוע פגישות בהתראה קצרה מדי, מה שיביא לנוכחות דלילה. חשוב מאוד לנסות ולקבוע את הפגישות ככה שכמה שיותר עובדים יוכלו להשתתף בהן. שימו לב שלא כל פגישת צוות מצריכה את כלל העובדים ולפעמים יש פגישות פנימיות של המחלקות, פגישות של ראשי הצוותים, פגישות בין שתי מחלקות או יותר עם ממשק גבוה ביניהן וכן הלאה. עם זאת חשוב מאוד שלא לוותר על פגישה של כלל העובדים לפחות אחת לחודש עד כמה שלוח הזמנים והאילוצים מאפשרים.
ארוחה קטנה
טריק מנצח ששווה לאמץ הוא פרגון לעובדים בכיבוד ובאוכל טעים מפעם לפעם. בראש ובראשונה זה צעד שיגרום לעובדים להרגיש הערכה מצדכם וזה כבר דבר טוב כשלעצמו. מעבר לכך אוכל ושתייה בישיבה יאפשרו להאריך אותה כשהעובדים לא ירצו לסיים אותה מהר כי הם רעבים או צמאים.
מיקום מנצח
ישיבת צוות היא משהו שצריך לתכנן כראוי ולא משהו שעושים על הדרך. בגלל זה חשוב כאמור לתכנן את הישיבה מראש ולהכין לוח זמנים מסודר ויש חשיבות לא פחות גם למקום שבו הישיבה נערכת. אל תעשו אותה במקום מאולתר כמו במסדרון או בחלל עבודה משותף, ועדיף תמיד למצוא מקום ייעודי ונוח. חשוב לדעת שגם אם אין לכם מקום ייעודי שכזה במשרדים שלכם, היום אפשר לשכור חדרי ישיבות במרכז במחירים מעולים כמו למשל בפארק עתידים תל אביב וזו אופציה מעולה שתאפשר לכם להפיק הרבה יותר מישיבות הצוות שלכם.
לסיכום
ישיבות הצוות הן כלי חשוב במימוש המטרות העסקיות שלכם והן עוזרות גם לגבש את העובדים ולעדכן את כולם בחדשות ובדברים חשובים נוספים. זכרו כי כמו שחשוב שסביבת עבודה תהיי מותאמת לעובדים ותאפשר ריכוז והתמקדות במשימות השונות, כך גם פגישת הצוות חייבת להיעשות במקום מתאים שיאפשר להן להיות אפקטיביות באמת. במתחמי העבודה של פארק עתידים תל אביב תוכלו ליהנות מחדרי ישיבות מרווחים ומאובזרים ברמה הגבוהה ביותר ואתם מוזמנים ליצור קשר ולקבל מידע נוסף בנושא בכל זמן.
