אין ספק שאחת החוויות היותר מהנות היא השתתפות בפסטיבלים – הזדמנות לפגוש אנשים ולהכיר תרבויות חדשות, אוכל מעניין ופעילויות מגניבות. מי שחולם לעסוק בתחום ולהיות המוביל או חלק מצוות של דבר שכזה, חייב לדעת איך להפיק פסטיבל בצורה נכונה ומקצועית. לקראת הפסטיבל הבא שלכם, הינה כמה נקודות למחשבה שיבטיחו פסטיבל חווייתי ובלתי נשכח.
תכנון וארגון נכון מראש הם המפתח לפסטיבל מוצלח
אז הדבר הראשון שצריך להביא בחשבון עוד לפני שבכלל יורדים לפרטים הקטנים, הוא שפסטיבל הוא אירוע גדול שמצריך הרבה מאמץ, תיאומים ועבודת הפקה, לכן יהיה קשה מאוד להרים פסטיבל מוצלח בתוך כמה שבועות בלבד. כדי להרים פסטיבל טוב באמת צריך להתארגן כמו שצריך עם לוחות זמנים מסודרים ובדרך כלל מומלץ להשקיע לטובת העניין לפחות כמה חודשים. שימו לב שככל שהאירוע גדול יותר, ככה נדרש יותר זמן להיערך לקראתו ולפעמים צריך להתחיל בארגונים שנה מראש או יותר.
נושא הפסטיבל וקהל היעד
הדבר הראשון שצריך לגבש הוא הנושא של הפסטיבל – אם זהו פסטיבל שעיקרו ריקודים ומסיבה, פסטיבל אומנות עם ירידים, פסטיבל המותאם למשפחות וילדים, פסטיבל רחוב שמציע אווירה ייחודית ופתוחה או דווקא פסטיבל גדול בתור אירוע לעובדים של חברה. כדי לבחור את הנושא הנכון חשוב להגדיר במדויק מיהו קהל היעד שלנו. אם זה אירוע לבני 30-20, פסטיבל עם מוזיקה והופעות חיות יכול להיות מצוין. פסטיבלים למשפחות יכללו מגוון פעילויות ודוכנים שונים שיכולים להתאים גם להורים וגם לילדים לצד אטרקציות שמותאמות לכל שכבת גיל באופן ספציפי. ברגע שמצליחים להתגבש על נושא ברור, אפשר לעבור לשלב הבא והחשוב לא פחות – בחירת המיקום.
מיקום הפסטיבל
המיקום שתבחרו הוא בלי ספק חלק חשוב. מיקום נגיש ומזמין שכיף לשהות בו יעשה את ההבדל בין פסטיבל טוב לאחד פחות טוב. בראש ובראשונה חשוב לבחור מקום נגיש, כזה שקל להגיע אליו בתחבורה ציבורית וגם שמציע מקומות חנייה סמוכים למי שמגיע ברכב. מומלץ לבחור מקום מספיק גדול שמאפשר הקמה של פסטיבל בסדר הגודל שבחרנו וכמובן כזה שהוא נעים ומזמין. אם אתם מחפשים את המיקום המושלם לפסטיבל, פארק עתידים תל אביב הוא לוקיישן אידיאלי לירידים ולפסטיבלים מכל הסוגים – נמצא בעיר הכי מרכזית בארץ, מציע שפע פינות מוצלות, פארק ענק ופסטורלי, יש סביבו בתי קפה, מסעדות ושטחי מסחר – פשוט מיקום מדויק.
תאריך לפסטיבל
אולי נשמע כמו דבר טריוויאלי, אבל ברור שבחירת התאריך היא חשובה. קודם כל צריך לכוון למזג האוויר שנרצה שיהיה בפסטיבל וזה כמובן משפיע אם מדובר במקום סגור או פתוח. חשוב לשים לב שלא בוחרים בתאריכים חשובים כמו חגים או משחקי ספורט מעניינים שהרבה אנשים צופים בהם.
ספקים
בחירת הספקים הנכונים היא קריטית להצלחת הפסטיבל. בשלב הראשון צריך להגדיר את הפרטים המדויקים של האירוע כמו אוכל, משקאות, ציוד, מופעים, אטרקציות בידור ועוד. חפשו ספקים בעלי ניסיון באירועים דומים שיכירו את הלוגיסטיקה ואת שיטות העבודה. נסו לקבל מידע על המוניטין שלהם דרך המלצות מלקוחות עבר. כדאי לכוון לאנשי מקצוע אמינים, בעלי רישיונות מתאימים וכאלה שיכולים להתמודד בקלות עם מספר המוזמנים. חשוב גם להשוות מחירים ושירותים כדי לא לחרוג מהתקציב. תקשורת ברורה וחוזים מפורטים חיוניים למניעת אי הבנות.
תקציב לפסטיבל ונותני חסות
כשמארגנים פסטיבל, תכנון מדויק של התקציב הוא דבר חשוב מאוד. כדאי להתחיל בהערכת עלויות ולנסות להביא בחשבון את כל הפרמטרים כמו עלויות שכירת מקום, אטרקציות, ציוד, שיווק ואנשי צוות. מנגד, שווה לחפש אפיקי הכנסה פוטנציאליים שיכולים לצמצם בעלויות ואפילו לייצר רווחים – מכירת כרטיסים, סחורה וכמובן גם אוכל ושתייה. אפשרות מצוינת שתמיד קיימת היא חיפוש אחר ספונסרים, מה שיכול לצמצם מאוד את ההוצאות. כדאי לנסות ולפנות לנותני חסות פוטנציאליים ולהדגיש את יתרונות הפרסום והקידום דרך הפסטיבל. הקפדה על תקציב שקוף ומסודר ועבודה עם נותני חסות חזקים הם המפתח לפסטיבל מוצלח.
שיווק נכון לפסטיבל
שיווק אפקטיבי הוא מאסט כשמארגנים פסטיבל וישפיע על כמות האנשים שיגיעו בסופו של דבר. מתחילים בזיהוי קהל היעד ויצירת מסרים מותאמים. מומלץ מאוד להשתמש בפלטפורמות מדיה חברתית וליצור תוכן ויראלי כמו סרטונים, פוסטים, רילז וסטוריז לקראת האירוע כדי לעורר באזז. אם התקציב מאפשר זאת, שווה בהחלט לשתף פעולה עם משפיענים. השקיעו בגרפיקות שמושכות את העין בפוסטרים, פליירים ומודעות אונליין. שווה גם להציע הנחות בשלבים המכירה המוקדמים ולעודד מכירה מוקדמת.
לוגיסטיקה לפסטיבל
תכנון לוגיסטי מקדים ומוקפד יבטיח פסטיבל שרץ חלק. הצעד הראשון והבסיסי ביותר הוא מיפוי מדויק של פריסת המקום, יצירה של שבילים ברורים ורחבים לתנועה רגלית וגישה קלה לאזורים מרכזיים כמו במות, דוכנים וירידים בפארק ותאי שירותים. מומלץ לבחון את מראש את אמצעי התחבורה, לעודד הגעה בתחבורה ציבורית ולהקצות מקום חנייה גדול ואמצעי הכוונה וסדרנות. נוסף לאלה חשוב גם לדאוג לאנשי צוות מגובשים, אבטחה ומענה רפואי. לא לשכוח לוודא את יציבות החשמל ולברר לגבי אפשרויות פינוי פסולת במהלך הפסטיבל.
משוב וניתוח בסיום הפסטיבל
ביצוע של משוב וניתוח לאחר האירוע יעזור לנו להשתפר בעתיד. אם אפשר, שווה לאסוף משוב מהמשתתפים באמצעות סקרים, מדיה חברתית ופנייה ישירה כדי להבין את החוויות שלהם ולזהות ולהבין איפה אפשר להשתפר בפעם הבאה. חשוב מאוד גם לקבל משוב מהספקים ומחברי הצוות כדי לקבל תובנות חשובות בנושאי תפעול ולוגיסטיקה. יש להגדיר ולנתח מדדי ביצוע מרכזיים כמו נוכחות, הכנסות ומעורבות של המשתתפים בחלקים השונים באירוע. נתונים אלה יעזרו לנו להעריך מה עובד טוב יותר ומה מצריך התאמה בפעמים הבאות.
לסיכום
אומנם הפקת פסטיבל היא לא עבודה קלה, אבל אם עושים את זה כמו שצריך היא יכולה להיות בהחלט מתגמלת, גם ברמה ההישגים האישיים וגם בפירות שהאירוע יכול להניב (רווחים, קידום עסקי, חיזוק מותג, הגדלת שיתופי פעולה וכן הלאה). כאן באתר תוכלו למצוא עוד מידע חשוב על הפקת אירועים, אירועים עסקיים, שמירה על סביבת עבודה פורה ועוד. בפארק עתידים תל אביב תוכלו להפיק כל אירוע שתרצו, ירידים, פסטיבלים, אירועי רחוב, אירועים עסקיים – הכול עם היתרונות של פארק ההייטק הגדול בישראל.
מעוניינים במידע נוסף על פארק עתידים תל אביב? דברו עם מיה 8485*
